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  • Photo du rédacteurBenoit Ratinaud

[Les 8 Etapes du RM] No 4 : Les 12 conseils pour préparer son budget ! Bonus : 1 méthodo à suivre !

Dernière mise à jour : 20 mai 2023

Pour ceux qui nous suivent désormais depuis un moment, nous avons abordé ensemble les concepts du Revenue Management. C'était une partie plutôt théorique évoquant ses spécificités, son impact, sa démocratisation ainsi que les différents champs d'application.


Aujourd'hui, vous souhaitez en savoir plus sur les différentes étapes et actions associées ? Comment faire concrètement ? Par quoi commencer ? Quels sont les pièges à éviter ?

 

Cet article rentre dans le cadre d'un hors-série spécifique qui reprendra les 8 étapes principales du travail d'un professionnel qui souhaite faire du Revenue Management. L'objectif est de vous apporter des pistes de réflexion mais aussi des actions concrètes à mettre en place. Il s'adresse à tous ceux qui souhaitent en savoir plus sur le métier, sur les missions mais également sur les challenges.


Vous vous posez des questions sur l'intérêt de l'exercice budgétaire ? Vous souhaitez revoir votre méthodologie pour cadrer l'approche ? Vous pensez que votre temps pourrait être utilisé pour faire autre chose ?


Vous êtes sur la bonne page et nous allons répondre à ces questions ensemble. À la fin de cet article, vous aurez en main une méthodologie simple et intuitive ainsi que 12 conseils à appliquer pour la réalisation de votre budget.

 

Table des matières :





 
Etape 4 du Revenue Management : Créer un budget hôtelier / Elaborer un budget topline
 

[Créer un budget] 📊

Qu'est ce qu'un budget ?


Pour tout Revenue Manager, l'exercice budgétaire est une étape fondamentale (parfois pénible ! 😅) que l'on se doit de réaliser une fois par an. Elle traduit et reflète l'ambition donnée et est vecteur d'une nouvelle affirmation des choix stratégiques.


C'est tout simplement l'objectif à atteindre !


Quelles sont les attentes d'un Revenue Manager pour le budget ?


La responsabilité du process du budget est généralement assimilée au département financier. On y couvre à l'intérieur le chiffre d'affaires mais également les coûts, les amortissements, la partie fiscale. Lorsque l'on parle donc de Budget pour une fonction Revenue Management, implicitement on se réfère au chiffre d'affaires, à la "top line". Le reste du tableau est plutôt coordonné par la finance avec les éléments fournis par les leaders de chaque département.

Exemple des SIG [Soldes Intermédiaires de Gestion] pour un hôtel : Chiffre d'affaires ; Marges Brutes ; Valeur Ajoutée ; Excedant Brut d'Exploitation ; Résultat Brut d'Exploitation ; Résultat Net

Profitons en pour rappeler un mécanisme essentiel que l'on doit tous assimiler : C'est la croissance de prix qui vous amènera le plus de profit !


Exemple ici avec un hôtel de 50 chambres avec taux de remplissage à 80% sur une période de 30 jours. Une amélioration isolée de 5%...

  • ...du Prix Moyen rapporte 3.600€ de profit suppl. ; +23%

  • ...du Volume rapporte 1.800€ de profit suppl. ; +11%

  • ...des Charges Variables rapporte 1.800€ de profit suppl. ; +11%

  • ...des Charges Fixes rapporte 1.000€ de profit suppl. ; +6%


Le prix est le levier rapportant le plus de valeur supplémentaires et donc de profit !

Ce principe doit vous aider dans la construction de votre budget, il ne doit pas être dirigé par les coûts mais plutôt à l'inverse être construit autour de l'opportunité de chiffre d'affaires que vous devez vous fixer, et surtout en cette période inflationniste.


Que prendre en compte pour créer un budget ? 🤔


Pour réaliser son budget, on considerera différents éléments pouvant influencer positivement / négativement le chiffre d'affaires de l'activité. On distinguera les facteurs internes et externes avec la première ébauche suivante :


Les facteurs internes

A/ L'ambition Elle peut être traduite par plusieurs indicateurs de performances tel que la part de marché, la croissance ou bien encore l'accomplissement de certaines actions. Dans un exercice budgétaire, on parlera tout simplement de revenus : c'est surtout fixer un repère par rapport à un plan à long terme.

  • Si l'on veut atteindre X€ d'ici 5 ans, combien doit-on réaliser l'année prochaine ? Quelle est la trajectoire attendue ?

  • Quelles actions souhaite-t-on mettre en place et pour quel impact ?


B/ Le produit On prendra évidemment en compte pour l'exercice l'évolution ou non de votre produit. On parle de la valeur perçue par vos clients. Ces impacts peuvent être financièrement positifs ou négatifs, dépendent finalement de la qualité et de l'expérience client que vous renvoyer.

  • Qu'avez vous changé par rapport aux années précédentes ?

  • Avez-vous réalisé des travaux de rénovation ? (Exemple : rafraîchissement d'un étage de 12 chambres).

  • Avez-vous améliorer la qualité de vos prestations ? (Exemple : Installation d'une borne de recharge pour voitures électriques).

  • Les avez-vous peut-être adaptés aux besoins du consommateur aujourd'hui ? (Exemple : Passage d'un service Wi-Fi Premium à du Wi-Fi gratuit).


C/ Les équipes

Même process ici. On se posera la question d'avoir ou non des bras supplémentaires, à la fois sur la partie opérationnelle ou sur la partie back-office. L'idée étant de refléter et de considérer dans notre budget la différence de volume de travail des équipes internes et externes.

  • Est-il plausible de faire un travail de même qualité avec une 2 ressources supplémentaires ?

  • A l'inverse, je perds mon directeur des opérations, non remplacé pendant 6 mois, quel sera l'impact derrière ?


Les facteurs externes

A/ Le contexte économique Bien évidemment, le contexte économique doit être scrupuleusement suivi de manière à détecter les tendances de demain. On sort de 2 ans de COVID, le focus est désormais porté sur la récession économique et l'inflation. Comment ne pas prendre en considération ces impacts sous-jacents dans vos chiffres ?

  • Quelle est l'inflation globale attendue cette année ?

  • Et plus spécifiquement sur votre industrie ?

  • Quelle est la prévision d'évolution du PIB ? Et celles pour vos clients internationaux ?


B/ L'industrie et le marché Un article dédié à la connaissance de l'industrie et du marché a récemment été publié. De nouvelles tendances se dessinent à travers une évolution des comportements des clients et consommateurs : Reprise du tourisme international, saisonnalité bousculée, appétence pour le bleisure, nouvelles sources de revenus...

  • Quelles sont les nouvelles tendances du marché pour cette année ?

  • Comment adapter votre offre pour capturer de nouvelles parts de marché ?

  • Quelles ont été les évolutions d'offres chez vos concurrents ?

Lire aussi : Article sur la connaissance du marché pour un hôtelier

C/ Le calendrier Enfin, un calendrier de demande réalisé en amont vous permettra d'identifier au mieux votre saisonnalité. L'idée est définir une typologie de demande pour chacun de vos jours calendaires. En général, entre 3 et 5 types de demande suffisent à couvrir la grosse majorité de vos besoins ('Très Fort' Vs. 'Fort' Vs. 'Moyen' Vs. 'Faible').

Vous viendrez ensuite comparer ce calendrier avec votre référence afin d'évaluer les écarts d'une année à l'autre.

  • Combien de jours fériés au mois de Mai 2023 par rapport à ma référence ?

  • Quels sont les évènements à venir qui n'avaient pas lieu précédemment ?

  • Ou sont les pics de demande et quelles ont été les performances sur une période comparable ?

Facteurs internes et externes influancant le budget

Quelle est la timeline de l'exercice budgétaire ?

Il vaut mieux s'accrocher, on le sait l'exercice est chronophage ! Avancez de manière itérative, créez une dynamique autour du sujet et anticipez les différentes périodes clés pour pouvoir absorber la charge de travail derrière.


La timeline, la chronologie parfois complexe de la réalisation d'un budget en hôtellerie.

Quelle est l'importance de l'exercice budgétaire ?😕

Pourquoi créer un budget ?


1/ Traduire une ambition

De manière général, l'objectif d'un process budgétaire est de définir un cadre financier associant les attentes d'un propriétaire et d'un opérateur. De manière simple, l'idée est de s'accorder sur une valeur à atteindre, traduisant un objectif. Les investissements (financiers, humains, technologiques) sont intégrés dans l'équation de manière à pouvoir délivrer les résultats.


2/ Préparer les actions stratégiques

Dans cette continuité, l'idée est de développer un plan robuste mais flexible autour de quelques hypothèses clés constituant les axes stratégiques. Exemple : Reprise d'un tourisme loisir + diversification canaux de distribution + impact inflation pour contrats corporates.


Réaliser un budget reste important, que l'on travaille sur un service générant plusieurs dizaines de millions d'euros annuel ou bien sur une structure plus modeste. Pourquoi ? Tout simplement parce que l'on prend le temps de poser une réflexion profonde sur douze mois d'activités. C'est un exercice où l'on challenge profondément sa capacité à aller de l'avant.


3/ Donner une direction

Dans un contexte concurrentiel hyper féroce, les acteurs touristiques se doivent d'avoir des budgets fiables et précis. Il y a un enjeu majeur derrière : s'assurer que toutes les équipes travaillent dans le même sens et soient organisées pour répondre présent. Sans donner de cadre précis, sans donner de direction, c'est beaucoup plus difficile pour elles de suivre la progression et savoir si vous êtes dans le droit chemin à la mi-année.


Quels sont les risques liés à la réalisation d'un budget ?

J'ai vécu dans ma carrière plusieurs périodes douloureuses où des variations importantes par rapport au Budget pouvaient être observées chaque mois (à la hausse comme à la baisse !)


Un budget mal calibré en terme de saisonnalité ou de prévisions de vente peut être problématique pour plusieurs raisons :

  1. On ne staff pas ses équipes sur les bonnes périodes (mois ; jour de semaine ; tranches horaires...)

  2. On n'optimise pas ses leviers Sales, Marketing, e-Commerce et Revenue Management (on ne communique pas à la bonne audience, on dépense à mauvais escient et l'on utilise son énergie sans résultats probants).

  3. On décourage et l'on frustre ses équipes (la non atteinte des objectifs sur des périodes consécutives à tendance à faire baisser la motivation du staff)

Les risques liés à un  budget mal calibré

Qui est responsable de l'exercice budgétaire ?

L'exercice budgétaire reste un effort et un travail d'équipe. Même si un lead naturel est pris les fonctions financière et Revenue Management, il est très important que chaque département soit impliqué dans son élaboration.


1/ Pour challenger les hypothèses, les scénarios et les impacts Quoi de pire pour la motivation que de se voir imposer un budget sur lequel nous n'avons pas contribué, ni même pu donné notre avis ?

2/ Pour responsabiliser les équipes à comprendre, suivre et surperformer leurs objectifs. La construction d'un budget en équipe permet en effet à chacun de prendre conscience des challenges et les actions à mener pour réaliser ses objectifs.

Responsabilités partagées dans l’exercice budgétaire : Marketing Sales HR Front of House Front Office Manager Rooms Director / Head of Operations Other departments: Spa, F&B, outlet managers, Golf, Housekeeping etc. Hotel Manager / GM Finance Team Revenue Managers

Et donc concrètement ?📢

La méthode en 8 étapes pour réaliser un budget

RevPlus.Fr vous propose une méthodologie cadrée qui aura l'avantage de pouvoir quantifier les impacts des éléments à prendre considération. L'idée est de s'éloigner du schéma parfois classique : le patron vous donne un chiffre et vous devez jongler avec vos tableurs Excel pour obtenir cette valeur ! ❌


Avec les différents facteurs internes et externes évoqués précédemment, prenez avant-tout du temps pour définir en amont votre stratégie : par segment ; par période. Reprenez les indicateurs de performances de votre activité et du marché:

  • Qu'est ce qui a bien fonctionné cette année ? Qu'est ce qui aurait pu être amélioré ? Quelle stratégie en période de pointe devez-vous garder ?

  • Quel ont été récurrences où vous avez sous-estimé la demande ? Auriez-vous pu vendre plus cher ou bien obtenir une meilleure segmentation ?

  • A l'inverse, quand avez-vous surestimez le niveau de demande ? Avez-vous réalisez des baisses de prix ?

  • Avez-vous identifiez des opportunités de croissance ? Comment les mettre en places ?

  • Vous avez perdu un gros client ? Comment minimisez l'impact ?

Une fois que vous avez ces éléments en tête, vous pouvez suivre la méthodologie suivante de manière à isoler les impacts pour chacun de vos segments :

1ere étape : Définissez la référence mensuelle la plus appropriée. Peut être un mix de 2019 ; 2022 Actuals ; ou bien de votre dernier Forecast. Faites toutefois quelque chose simple en reflétant également les changements potentiels de capacité. ; 2eme étape : Appliquez par dessus l'inflation prévisionnelle. /!\ Certains volumes sont contractés à l’année mais ne débutent pas au 1er Janvier. Faites-la distinction par segment si nécessaire. ; 3eme étape : Appliquez par dessus l'impact calendaire. /!\ Les niveaux de demande ne réagiront pas de la même manière aux vacances scolaires ou aux jours fériés. Ajustez par segment. ; 4eme étape : Assurez-vous déjà de la cohérence globale de votre travail en comparant vos premiers chiffres par rapport à votre référence. Faites-le au global, puis par KPIs. ; 5eme étape : Prenez maintenant le temps de refléter vos actions stratégiques, par mois et par segment bien évidemment. ; 6eme étape : Ajustez cette fois-ci l’ensemble de vos données sur vos dates de pointes pour traduire vos ambitions. ; 7eme étape : Refaite un travail approfondi de cohérence par rapport à vos hypothèses initiales et votre référence puis préparez votre argumentaire pour chacun des chiffres mentionnés.

A la fin de ces étapes, vous venez donc de réaliser la première version de votre budget. Vous pouvez désormais agréger vos données selon différents niveaux de et selon les KPIs principaux.


Modelisation de votre budget et résultat comparé mensuellement par segment
 

Les 12 conseils à appliquer pour créer un budget

Enfin, avant de vous lancer, RevPlus.Fr vous recommande une liste de conseils à appliquer afin de vous accompagner dans l'exercice.

Les 12 conseils pour réussir : 1 : Approchez le sujet en amont (visibilité, charge de travail...). ; 2 : Définissez un cadre, validez en amont les hypothèses, pas les chiffres finaux. ; 3 : Proposer 2 voir 3 scénarios grand maximum ; 4 : Cadrer l'approche avec des objectifs SMART ; 5 : Prenez une ou deux références grand maximum (année en cours) ; 6 : Ne regardez toutefois pas trop dans le rétroviseur... ; 7 : Garder une logique derrière chaque chiffre  ; 8 : Gardez un fichier/outil dynamique de manière à avancer de manière itérative ; 9 : Raisonner par segment où chaque typologie de client possède son propre mini budget ; 10 : Garder une approche simple, ne pas trop complexifier l'approche ; 11 : Préparer votre pitch, répondez et donner les clés de lecture de votre Budget en amont, et anticipez même les questions. ; 12 : Encadrez la démarche, mais ne subissez pas un budget imposé par le top management vous demandant juste de faire parler les chiffres, vous méritez mieux que ca !
 

Conclusion 🏁


L'exercice budgétaire est tout sauf une partie de plaisir. Long, fastidieux, on perd parfois l'objectif initial qui reste de traduire une ambition. C'est toutefois un moment clé dans l'année de manière quoi doit permettre de réfléchir sur du moyen/long terme.


Lien Article Fondamentaux RM

Récapitulatif, nous aurons vu dans cet article l'importance de la réalisation du Budget pour un Revenue Manager en présentant les 8 étapes principales. On a également détaillé les arguments liés à la pertinence d'un budget ainsi que les risques et responsabilités de chacun. Il a enfin fourni une méthodologie claire à appliquer de manière à cadrer un maximum l'approche.


N'oubliez pas que la crise sanitaire à fortement influencé (et influencera encore !) vos prochains chiffres. Même si de bonnes performances marchés par rapport à vos concurrents ne soient pas gage de profitabilité, il est plus qu'important de continuer à incorporer ces indicateurs dans vos revues de performances (le RGI en hôtellerie par exemple).


Vous souhaitez un accompagnement personnalisé pour l'élaboration de votre budget ? Rentrons en contact.


Rendez-vous d'ici peu pour le chapitre 5 de cet hors-série. On couvrira cette fois-ci l'ouverture des ventes ainsi que les stratégies de tarification. Pour ne rien manquer, suivez nous sur LinkedIn🤝 et de vous abonner en 1 clic en bas de page. 👇


Source :


L'approche SMART de la définition des objectifs : Spécifique, mesurable, ambitieux, réaliste, temporellement définit.

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